調査終了時にご依頼者様にお渡しする調査報告書とは

調査報告書を手にする女性

調査が終わってその内容が記されている書面が調査報告書となるのですが、探偵事務所それぞれ作成方法は同じではありません。

紫苑にお越しになったお客様から、様々な調査報告書を拝見させて頂きましたが、私達から見ても凄く丁寧に作成されている調査報告書もあれば、本当にコレ調査報告書?と疑いたくなるようなものまでと非常に幅広くあるのが印象的です。

紫苑では、後々でも使用できるよう配慮して作成しています

調査を依頼するときや終わった時、その時によってご依頼者様の感情は変わりやすいもの。

調査前は「もし黒であっても多めに見てあげよう」「事実が分かっても今は大人しくしていよう」と考えていても、調査結果を知った途端に「やっぱり弁護士さんを紹介してもらえますか?」となる方も少なくありません。

ここで、調査依頼をするときに覚えて頂きたいのですが、簡易的な報告書と裁判所に提出できる報告書が存在するという事です。

これはどういうことかと申し上げますと、簡易的なものは、いつどこで誰と何していましたということを簡単に記されたもので、裁判所に提出できる報告書は、書式形態や調査内容の記載方法など、細部にわたって公的書類と同様な作り方をしているもの。

紫苑では、今すぐに動かないというご依頼者様でも、後々に調査報告書を使用する時に「最強の武器」と生まれ変わる書類をシッカリと作成させて頂いております。

何故、簡易的な調査報告書が存在するのか

このように、調査報告書が簡易的なものであったり公的書類に化けるものがあったりとするのかと申し上げますと、簡易的なものは文字通り簡単だからです。

よくありがちなのが、調査依頼をするときに「値引きの強要」をされたご依頼者様が何もわからず簡易的な調査報告書を受け取ってしまうケースです。

先日もあったのですが、某探偵事務所さんで調査をして調査報告書をもらってきたまでは良かったのですが、ご依頼者様が以前に利用されたことのある弁護士事務所さんに証拠提出したら、「この報告書は使えません」となってしまったケース。

当然、ご依頼者様は何も知らずに受け取ってしまったのですが、後述しますが、再度調査をしなければいけないという事態になってしまった方がいらっしゃいました。

確かに、調査費用は誰でも抑えたいという気持ちはありますが、安物買いの銭失いになってしまっては意味がありません。

探偵事務所に調査依頼するときには、シッカリと後になっても大丈夫なように準備しておく必要があります。

調査報告書は探偵事務所で永久に保存できません

この見出しを見て「え?」と思う方もいらっしゃるかと思います。

年に数回、「以前渡してもらった調査報告書って再発行できますか?」というお問い合わせがありますが、答えはNOです。

なぜなら、探偵業者には「興信所業者が講ずべき個人情報保護のための措置の特例に関する指針」という警察庁からの通達があり、その中には個人情報の保存期間などが記されています。

例えば、第3興信所業者が講ずべき措置の特例の2依頼者の個人情報の取扱いに関する特例(1)保存期間では、「興信所業者は、依頼者の個人情報の保存期間を設けるとともに、依頼者に明確に示すこと。」とあります。

これは、依頼者さんに関する情報の保存期間を決めて、その期間を明確に示してくださいねという事です。

殆どの場合、この要綱に関しては契約書面にて明確に記載されていることが多いのですので、シッカリとご契約の時に確認してくださいね。

また、上記と同じ第3の3対象者の個人情報の取扱いに関する特例の(5)利用目的達成後の破棄では、「興信所業者は、対象者の個人情報について依頼者に報告したことにより利用目的を達成したときは、速やかに対象者の個人情報を破棄すること。」とあります。

これは、ご依頼者様に調査報告書を渡したら速やかに対象者の個人情報を破棄しなさいという事なのです。

この「速やかに」という表現は、一般的に1週間と言われていますから、調査報告書を渡したら1週間以内に破棄しなさいという事になります。

ここで注意しなければいけないのですが、年に数回、「以前調査してもらったのですが、報告書って再発行してもらえますか?」というお問い合わせです。

ここで、「大丈夫ですよ!」なんて回答が来たら・・・思いっきり警察庁の通達を無視していることになります(笑)

 

調査報告書は本当に大切なものになります。

皆様、調査報告書を受け取りましたら内容を確認し、取り扱いには本当に注意してくださいね。